Privacybeleid.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

KIWANIS MOUSCRON VZW is een vereniging die lid is van Kiwanis International en van zijn district België–Luxemburg. Ze organiseert activiteiten en evenementen om fondsen in te zamelen voor haar sociale acties ten voordele van kinderen.

Maatschappelijke zetel: Place Emmanuel De Neckere 5 · 7700 Moeskroen · België.
Ondernemingsnummer: 0417.638.250.
Contact: info@kiwanis-mouscron.be.

De vereniging verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

2. Betrokken gegevens

Afhankelijk van uw contacten met de club of uw deelname aan haar activiteiten kunnen de gegevens omvatten: naam, voornaam, titel, e-mailadres, telefoonnummer, professionele gegevens en contactpersoon, meegedeelde opmerkingen, inschrijvings- of bestelinformatie en gegevens die verband houden met het lidmaatschap.

De namen en functies van de comitéleden, de ledenlijst en foto’s van de activiteiten worden op de site getoond om het clubleven bekend te maken. U kunt de vereniging contacteren voor elke vraag of aanvraag over inhoud die u betreft.

Contact verloopt via een link naar uw e-mailprogramma of via de formulieren van de site (“Lid worden van de club”, “Een gift doen”, “Partner worden”). De in die formulieren ingevulde informatie (naam, voornaam, e-mailadres, facultatief telefoonnummer, desgevallend de naam van de organisatie, bericht) wordt doorgegeven aan de contactbeheertool (CRM) HubSpot die de club gebruikt, om op uw aanvraag te antwoorden. Ze wordt niet in de database van de site opgeslagen. De kalender en de galerijen werken in uw browser. De site verzamelt zelf geen enkele bestelling of bankgegevens; wanneer de ticketing opent, worden de reservaties en betalingen door Billetweb verwerkt.

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

• Verenigingsleven: bijhouden van registers, notulen en administratieve verplichtingen, op basis van de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
• Inschrijvingen en bestellingen: beheer van deelnames, facturatie, organisatie en logistiek van de evenementen, om de contractuele relatie voor te bereiden of uit te voeren en de boekhoudkundige verplichtingen na te leven.
• Contacten en werking: beantwoording van aanvragen en opvolging van de activiteiten, op basis van het gerechtvaardigd belang van de vereniging om haar werking en haar relaties met de betrokkenen te verzekeren.
• Aanvragen via de formulieren van de site: beantwoording van uw aanvraag (lidmaatschap, gift, partnerschap), op basis van uw toestemming, gegeven door het vakje van het formulier aan te vinken, en van het gerechtvaardigd belang van de vereniging om te antwoorden aan mensen die haar contacteren.
• Informatie over de activiteiten: uitnodigingen en communicatie over de acties van de club, volgens de passende rechtsgrond en, wanneer vereist, uw toestemming. U kunt zich op elk moment verzetten tegen direct-marketingcommunicatie.

De gegevens worden niet gebruikt voor een onverenigbaar doel zonder passende rechtsgrond. De informatie wordt vrijwillig meegedeeld; sommige is nodig om op een aanvraag te antwoorden, een inschrijving te verwerken of een wettelijke verplichting na te leven.

4. Ontvangers en dienstverleners

De gegevens zijn toegankelijk voor de bevoegde personen binnen de vereniging en, indien nodig, voor de dienstverleners die tussenkomen bij de organisatie van de activiteiten, het e-mailverkeer, de boekhouding of de productie van gepersonaliseerde materialen. Enkel de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht worden meegedeeld. De informatie die in de formulieren van de site wordt ingevuld, wordt namens de club verwerkt door HubSpot (CRM), dat ze kan hosten en verwerken met zijn eigen verwerkers, met naleving van de AVG (desgevallend standaardcontractbepalingen bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte).

De gegevens van deelnemers worden niet zonder uitdrukkelijke toestemming voor commerciële doeleinden aan sponsors doorgegeven.

Vanaf de opening van de verkoop kan de pagina van elk evenement de officiële ticketing van Billetweb tonen in een geïntegreerd kader, na uw toestemming (anders opent een link Billetweb rechtstreeks). Wanneer u dit kader gebruikt, verzamelt en verwerkt Billetweb uw gegevens (identiteit, contactgegevens, bestelling, betaling) onder eigen verantwoordelijkheid, volgens zijn privacyinformatie, en kan het zijn eigen cookies gebruiken. De site van Kiwanis Mouscron ontvangt of bewaart uw bankgegevens niet.

Indien de club de advertentietracking van de ticketing activeert, worden de aankopen via Billetweb (betrokken evenement, bedrag, in versleutelde vorm doorgegeven e-mailadres) vanaf de servers van Billetweb doorgegeven aan Meta (Facebook en Instagram), om de doeltreffendheid van onze advertenties te meten. Deze doorgifte staat los van de keuze in de cookiebanner van de site: ze gebeurt bij de aankoop, volgens de regels van Billetweb. Om u hiertegen te verzetten, schrijft u naar info@kiwanis-mouscron.be.

5. Bewaartermijnen

Subsidiedossiers

10 jaar voor de gegevens die nodig zijn om het dossier te verantwoorden.

Facturatie en boekhouding

Gedurende de wettelijke termijn die voor de betrokken documenten geldt, doorgaans 10 jaar voor de huidige fiscale verplichtingen, onder voorbehoud van bijzondere regels. Informatie van de FOD Financiën.

Andere doeleinden

5 kalenderjaren, behalve bij een bijzondere verplichting of wanneer het nodig is gegevens te bewaren om een recht te verdedigen.

Gegevens van leden

Zolang men lid is en daarna, indien nodig, tot het verstrijken van de verjaringstermijnen van de vorderingen die verband houden met dat lidmaatschap of met een bestuursmandaat.

Deze termijnen gelden onder voorbehoud van een specifieke wettelijke verplichting, de uitoefening van een recht of een geschil dat een aangepaste bewaring rechtvaardigt.

6. Site, cookies en externe diensten

De site gebruikt enkel met uw toestemming cookies en diensten van derden, met uitzondering van één cookie dat nodig is voor de werking ervan. Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner elke categorie even eenvoudig aanvaarden als weigeren. Uw keuze wordt 6 maanden bewaard; u kunt ze op elk moment wijzigen via de link “Cookies beheren” onderaan elke pagina of via de knop hieronder.

Mijn cookies beheren

• Noodzakelijk (zonder toestemming): cookie “kw_consent”, die uw keuze 6 maanden onthoudt.
• Bezoekersmeting (met toestemming): Google Analytics, via de Site Kit-extensie van Google. Cookies _ga en _ga_*, duur bepaald door Google (tot 2 jaar). Er worden browsegegevens aan Google doorgegeven.
• HubSpot-tracking (met toestemming): tool voor het contactbeheer van de club. Cookies hubspotutk, __hstc (6 maanden), __hssc (30 minuten) en __hssrc (sessie).
• Reclame en doelgroepen, Meta (met toestemming): Meta Pixel (Facebook en Instagram), waarmee de club zijn advertenties kan meten en kan tonen aan mensen die de site hebben bezocht. Meta ontvangt browsegegevens: bekeken pagina’s, klik naar de ticketing, verzending van een formulier (nooit de ingevulde naam, het e-mailadres of het telefoonnummer). Cookies _fbp (3 maanden) en _fbc.
• Ticketing Billetweb (met toestemming): weergave van de officiële ticketing op de pagina; Billetweb kan zijn eigen cookies plaatsen.

De filters van de agenda, het aantal weergegeven foto’s en de gesimuleerde winkelmand worden door de code van de site niet opgeslagen in cookies of in de lokale opslag.

De lettertypes (DM Sans en Manrope) worden op de site zelf gehost: voor hun weergave wordt geen enkele externe dienst gecontacteerd.

De site wordt gehost door OVH SAS (Frankrijk), op servers in Gravelines (Frankrijk), in de Europese Unie. De host bewaart technische verbindingslogs (IP-adres, datum en gevraagde pagina) die nodig zijn voor de veiligheid en de goede werking van de dienst.

De gebruikte externe diensten zijn: HubSpot, wanneer u een formulier van de site verzendt (en, met uw toestemming, zijn bezoekstracking); Google Analytics, met uw toestemming; Meta (Facebook en Instagram), met uw toestemming; en Billetweb, met uw toestemming, wanneer het reserveringskader van een evenement wordt getoond (vanaf de opening van de verkoop).

Externe sites die via een link bereikbaar zijn, met name de Kiwanis-sites en de ticketingdiensten, hanteren hun eigen beleid. De toevoeging van een meet-, marketing- of geïntegreerde dienst zal leiden tot de actualisering van deze pagina en de invoering van de vereiste keuzes.

7. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kunt u toegang vragen tot uw gegevens, de verbetering, het wissen, de beperking van de verwerking of de overdraagbaarheid ervan. U kunt zich verzetten tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang en in het bijzonder tegen direct-marketingcommunicatie. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u die intrekken zonder terugwerkende kracht.

Deze rechten kunnen worden beperkt door wettelijke bewaarverplichtingen en door de voorwaarden van de regelgeving. Om ze uit te oefenen, schrijft u naar info@kiwanis-mouscron.be of naar de zetel van de vereniging. Een evenredige verificatie van uw identiteit kan nodig zijn.

U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.

8. Beveiliging en foto’s

De vereniging neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de toegang tot de gegevens te beperken en hun vertrouwelijkheid te beschermen.

Om een foto die u betreft te laten onderzoeken of verwijderen, vermeldt u in uw bericht de link van de pagina en het nummer of een beschrijving van de afbeelding.

9. Wijziging van dit beleid

Deze versie past de verklaring van de club aan aan de functies van de nieuwe site. Ze wordt bijgewerkt bij een wijziging van de verwerkingen of van de gebruikte diensten.